Kamis, 22 November 2012

Resume Administrasi Perkantoran-M.R.I


TUGAS RESUME INDIVIDU                            DOSENPEBIMBING
Administrasi perkantoran                            Dra.ERNAWATI,M.Si





OLEH
NAMA : MHD.RIZAL.IKHSAN
NIM : 1101112153





PROGRAM STUDI ADMINITRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS RIAU
2012

Kata pengantar

Assalamualaikum wr.wb.

Kami panjatkan puji dan syukur kehadirat allah SWT yang telah memberikan kami kesehatan pada saat ini,dimana kami telah selesai untuk bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas kami ini,
            Terima kasih kepada dosen pembimbing kami yg telah memberikan materi yang memberikan pengajaran yang lebih baik kepada kami. Dimana kami mendapatkan ilmu yang bermanfaat bagi kami yaitu ADMINISTRASI PERKANTORAN. Dimana  Pada zaman modern sekarang ini harus diketahui oleh para pejabat Negara,apa,siapa,dan bagaimana,perkantoran yang baik  tersebut. Sehingga kami mengetahui yang akan dijalankan untuk masa- masa yang akan datang.


  

MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Administrasi

1.      Pengertian Administrasi
a.       Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b.      Dalam bahasa inggris “administration

c.       KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d.      Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha
e.       Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2.      Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:
a.       Pengorganisasian
b.      Manajemen
c.       Tata hubungan
d.      Kepegawaian
e.       Keuangan
f.       Perbekalan
g.      Tata usaha
h.      perwakilan
3.      Fungsi Adminitrasi
Menurut Quible ada lima yaitu:
a.       Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan
b.      Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai
c.       Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian
d.      Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim
e.       Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B.     Kantor

1.      Pengertian
a.       Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b.      Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.
2.      Tujuan kantor
Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman
3.      Fungsi kantor
a.       Menerima informasi
b.      Merekam informasi
c.       Mengatur informasi
d.      Memberi informasi
e.       Melindungi aset/harta

C.     Pengertian Administrasi Perkantoran

1.      William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan


2.      George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

  
3.      Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5.      W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
6.      Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi

D.    Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.      Kegiatan Kantor
a.       Perencanaan perkantoran (office planning)
1)      Perencanaan gedung
2)      Tata ruang kantor
3)      Penerangan/cahaya
4)      Ventilasi
5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7)      Anggaran (budgeting) perkantoran
8)      Standar kualitas kerja
9)      Sistem informasi dan telekomunikasi
b.      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan


c.       Pengarahan perkantoran (office actuating)
1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2)      Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4)      Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d.      Pengawasan perkantoran (office controlling)
1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3)      Kualitas pekerjaan kantor
4)      Pelayanan kantor
5)      Waktu
6)      Biaya perkantoran
2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a.       Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1)      Faktor keamanan
2)      Faktor lingkungan
3)      Faktor harga
b.      Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1)      Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2)      Memiliki fasilitas yang memadai
3)      Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)


c.       Peralatan
1)      Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2)      Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
d.      Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor
e.       Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor


MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A.    Prinsip-Prinsip Organisasi

1.      Prinsip perumusan tujuan
2.      Pembagian kerja
3.      Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4.      Tingkat pengawasan
5.      Rentang manajemen
6.      Kesatuan perintah
7.      Koordinasi

B.     Pengertian Pekerjaan Kantor

George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

C.     Fungsi Pekerjaan Kantor

1.      Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2.      Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan


MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.    Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.       Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b.      Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media
c.       Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d.      Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi
e.       Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan
f.       Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g.      Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

B.     Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.      Bersifat pelayanan
2.      Terbuka dan luas
3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

1)      Fungsi laporan:
-          Sebagai bahan pertanggungjawaban
-          Alat menyampaikan informasi
-          Alat pengawasan
-          Bahan penilaian
-          Bahan pengambilan keputusan
2)      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
-          Harus jelas dan cermat
-          Mengandung kebenaran dan objektifitas
-          Lengkap
-          Tegas dan konsisten
-          Langsung mengenai sasaran
-          Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
-          Disertai dengan saran-saran
-          Tepat waktu
3)      Langkah-langkah membuat laporan
·         Menentukan masalah yang akan dilaporkan
·         Mengumpulkan bahan, data dan fakta
·         Mengklasifikasi data
·         Mengevaluasi dan mengolah data
·         Membuat kerangka laporan
4)      Kerangka laporan terdiri dari:
a.       Pendahuluan
·         Maksud dan tujuan penulisan laporan
·         Masalah pokok yang dilaporkan
·         Sistematika laporan
b.      Batang tubuh
·         Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
·         Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
·         Masalah yang terjadi
·         Pembahasan masalah
c.       Penutup
·         Kesimpulan, dan
·         Saran


SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)
1.      Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
a.       Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya
1)      Berbentuk lembaran
2)      Berbentuk non lembaran
3)      Berbentuk buku
b.      Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya
1)      Barang habis pakai
2)      Barang tidak habis pakai
2.      Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)
3.      Mesin Komunikasi Kantor
4.      Perabot Kantor (Office Furniture)
5.      Interior Kantor (Office Arrangement)
6.      Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Definisi ruang kantor:
1.      Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan
2.      Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
a.       Tujuan tata ruang
1)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan
2)      Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
3)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4)      Memudahkan dalam pengawasan
5)      Memudahkan dalam pemberian pelayanan
6)      Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja
7)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
9)      Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
b.      Bentuk-bentuk tata ruang kantor
1)      Ruang kantor terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu
a)      Keuntungan
·         Mudah merubah ruangan
·         Mudah dalam berkomunikasi
·         Mudah dalam pengawasan
·         Menghemat penggunaan
·         Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar
b)      Kerugian
·         Sulit melakukan pekerjaan rahasia
·         Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu
·         Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi
2)      Ruang kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu
a)      Keuntungan
·         Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
·         Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
·         Karyawan lebih leluasa dalam bekerja
b)      Kerugian
·         Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat
·         Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
·         Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
3)      Ruang kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
a)      Keuntungan: menjaga privasi kerja
b)      Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan
c.       Pedoman pembuatan tata ruang kantor
1)      Asas-asas tata ruang kantor
a)      Asas jarak terpendek
b)      Asas rangkaian kerja
c)      Asas penggunaan seluruh ruangan
d)     Asas integrasi kegiatan
e)      Asas perubahan susunan tempat kerja
f)       Asas keamanan dan kepuasan karyawan
2)      Prinsip-prinsip tata ruang kantor
a)      Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan
b)      Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
c)      Alur kerja harus sederhana
d)     Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya
e)      Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama
f)       Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
g)      Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan
h)      Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela

MODUL 5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.
1.      Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2.      Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut
3.      Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

B.     Macam-Macam Personil Kantor

1.      Administrator atau petugas pelaksana administrasi
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2.      Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3.      Staf atau pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4.      Worker atau pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

C.     Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;
1.      Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
2.      Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk
3.      Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk
4.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar
5.      Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

D.    Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;
1.      Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat
2.      Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan
3.      Aplikasi data base
4.      Alat scanner
5.      Lokal area networking
6.      Email














Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga


Judul: Resume Administrasi Perkantoran-M.R.I; Ditulis oleh Qaid Minangkabawi; Rating Blog: 5 dari 5

1 komentar: